Briefing for
Matchmaking Team
Bits & Pretzels 2025

 
 
 

KEY FACTS

 

GOALS (MM)

  • Inspire, guide participants

  • Create a warm, engaging atmosphere

  • Facilitate meaningful, moderated networking

 

TEAM

ca. 75 Matchmakers

 

AGENDA - OVERALL

  • 2 conference days at ICM

  • 1 day at Oktoberfest

  • dozens of side events

  • 1 Afterparty

 

MATCHMAKING AGENDA

optional:

  • 19. September, 5:30 pm - Team event - Matchmakers, Bits & Pretzels team, Volunteers, smartvillage Bogenhausen

  • 27. & 28. September - setting up location

obligatory:

  • 28. September, 2 pm - 6 pm - Onboarding & pre check-in at ICM Munich

  • 29. September, 7 am - 6 pm - Day 1

    or

  • 30. September, 7 am - 6 pm - Day 2

 

CHECK-LIST for MM
(chronological)

Please go through all the following points in order.
You should be able to answer ‘yes’ to each one to join the MM team at Bits25.
If not, no worries — you can still reach out to Galina to discuss the details.

  1. Kann ich am Eventtag um 08 Uhr dort sein und bis 18 Uhr als Matchmaker auftreten?
    (Jeder MM hat zwischendurch 2–3 Stunden zur freien Verfügung – wer wann dran ist, entscheiden wir kurzfristig.)

  2. Dieses Briefing durchgehen

  3. Sobald ich die Checkliste gelesen habe und alles für mich passt => trete ich der WhatsApp Gruppe bei.

  4. Ticket lösen (Link wird ca. am 05. Juli in WhatsApp Gruppe gepostet)

  5. 2-3 Tage vor Event-App herunterladen und sich damit vertraut machen

  6. 2-3 Tage vorher sich das Programm ansehen aus der Perspektive “wenn ich gefragt werde, wie viele und welche Bühnen es gibt oder nach konkreten Programmpunkten, dann habe ich eine grobe Idee und weiß, wo ich nachschauen kann”

  7. Ich plane am Vorabend ca. 30 Min. ein, um mir aktuelle Updates anzusehen. Galina ist am 15.07. vor Ort und sendet Videos & Bilder von der Location.

  8. Am Eventtag bin ich pünktlich da (08 Uhr), hole mein T-Shirt ab, verstaue meine persönlichen Gegenstände im Team-Raum, bin für finale Absprachen am MM-Desk und mache mich mit den wichtigsten Bereichen der Location vertraut.

  9. Um 09 Uhr sind wir als Team bereit, die ersten Eventteilnehmer zu empfangen.

  10. Pausen werden ab 10:30 Uhr gemacht, in Absprache mit Galina oder Bettina.

  11. Ich achte darauf, dass jederzeit mindestens 4 MM am MM-Desk und 4 MM beim Speeddating dabei sind – sofern nichts anderes von Galina oder Bettina kommuniziert wird.

  12. Ich gebe mein Bestes, das MM-Team zu stärken, die Eventteilnehmer*innen in ihrer Event-Erfahrung zu unterstützen, zu beraten, zu guiden und zu matchen – und so zum Erfolg des Events beizutragen.

  13. Ich sorge auch dafür, dass ich selbst eine coole Zeit habe und das Beste für mich aus dem Event mitnehme.